Text: Jürgen Grosche, Fotos: Paul Esser
Digitalisierung in Unternehmen verändert ganze Betriebsabläufe. Neue Prozesse ermöglichen Geschäftsmodelle, die es bislang nicht gab. Corona hat der Entwicklung einen starken Schub verpasst. Wenn Unternehmer erzählen, wird am praktischen Beispiel deutlich, wie sich die Welt verändert und wie gewaltig die Umbrüche sind, die die Wirtschaft derzeit zu bewältigen hat. In einer Serie zur Digitalisierung in Unternehmen im IHK-Online-Magazin werden im Laufe des Monats Beispiele vorgestellt.
Für Unternehmen ist die Rückforderung der Mehrwertsteuern eine lästige, aber notwendige Übung, vor allem bei Reisekosten. Geht es dabei um Geschäftsreisen ins Ausland, wird die Sache kompliziert. Jedes Land hat seine eigenen Regeln und Abläufe, selbst innerhalb der EU. Genau hier setzt das Düsseldorfer Start-up VAT4U an. 2015 startete das Unternehmen eine Plattform, die die Belege der Unternehmen aufbereitet und an die Finanzbehörden übermittelt. Seit 2018 ist das Produkt am Markt. Die Plattform lässt sich auch mit den ERP-Systemen der Firmen verbinden. „Damit können wir einen Mehrwert generieren“, erklärt Geschäftsführer Dr. Fabian Völkel. Große Unternehmen haben durchaus hunderttausende Taxi-, Restaurant- oder Hotelquittungen zu bearbeiten. Wegen des immensen Aufwandes fordern sie bei Kleinstbeträgen die Umsatzsteuer oft nicht zurück. „Bei durchschnittlichen Belegen geht es häufig nur um Steuerbeträge von fünf bis zehn Euro“, sagt Völkel. Die Unternehmen lassen sich also viel Geld entgehen.
„Bei durchschnittlichen Belegen geht es häufig nur um Steuerbeträge von fünf bis zehn Euro“
Dr. Fabian Völkel, VAT4U
Das digitale System helfe mit Algorithmen und künstlicher Intelligenz dabei, die Nadeln in den Heuhaufen zu finden. „Unser System kann auf die Reisekosten-Tools der Unternehmen zugreifen und die Daten auswerten“, erklärt der Geschäftsführer. Das Start-up beschäftigt ein eigenes Team, das die Software weiterentwickelt. So werden nicht nur die unterschiedlichsten Belege lesbar gemacht, sondern auch die diversen Abrechnungsprozesse integriert. Allein in der EU gebe es 2.000 verschiedene Regeln für die Abzugsfähigkeit der Ausgaben. Corona hat zunächst eine Durststrecke beschert – Dienstreisen sind ja ausgefallen. Aber Völkel ist davon überzeugt, dass die dynamische Entwicklung in dem Marktsegment wieder volle Fahrt aufnehmen wird. Denn es geht um viel Geld: „Den Unternehmen gehen jedes Jahr in Europa 20 Milliarden Euro verloren, weil sie mögliche Erstattungsbeträge nicht zurückfordern“, rechnet Völkel vor. Mittlerweile hat VAT4U weltweit 1.200 Kunden und ist an 14 Standorten präsent. Völkel geht davon aus, dass die Digitalisierung weiter voranschreitet. Werden heute noch zumeist Papierbelege nachträglich digitalisiert, spricht Völkel bereits von der Verarbeitung 3.0: Hotels, Restaurants oder Mietwagen-Unternehmen liefern digitale Daten direkt an die Kunden, gefiltert und bearbeitet von VAT4U.
Weitere Tipps zum Thema Digitalisierung gibt es auf den Internetseiten der IHK Düsseldorf.
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