Text: Daniel Boss
Urlaubstage für den Gang zum Amt, langes Warten am Telefon oder komplizierte Dokumente in Papierform – das alles sollte am besten bereits der Vergangenheit angehören. Doch Unternehmen und Privatleute wissen, dass es im täglichen Umgang mit Behörden oft noch anders läuft. Dabei ist der Wille auf staatlicher Seite vorhanden, auch die Rahmenbedingungen sind größtenteils auf Zukunft ausgerichtet. So ist bereits vor zehn Jahren das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung („E-Government-Gesetz“) in Kraft getreten. Es versetzt Bund, Länder und Kommunen in die Lage, elektronische Dienste anzubieten. Dieses E-Government soll zu einer Vereinfachung und damit zu mehr Nutzerfreundlichkeit und Effizienz beitragen.
„Um die Verwaltungsdigitalisierung auf Touren zu bringen, greifen staatliche Stellen auf die Hilfe spezialisierter Unternehmen zurück“, so Dr. Frank Bürger, Digitalisierungsexperte der IHK Düsseldorf. Zu ihnen gehört die Düsseldorfer publicplan GmbH. Der im Jahr 2010 von Dr. Christian Knebel gegründete IT-Dienstleister beschäftigt heute mehr als 250 Mitarbeitende am Rhein sowie in Berlin und im spanischen Malaga. Der Jahresumsatz liegt bei rund 27 Millionen Euro. „Wir unterstützen die öffentliche Verwaltung dabei, ihre Dienste für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen online anzubieten“, erklärt Dr. Christian Knebel. Das Spezialgebiet des Unternehmens ist der Einsatz sogenannter „Open Source-Software“, die flexibel angepasst und erweitert werden kann.
Herausforderungen meistern
Konkret geht es unter anderem um Internet-Auftritte, digitale Anträge und interne Verwaltungsabläufe wie „Akten-Workflows“. „Auch spezielle Lösungen wie Online-Termin-Buchungen oder Förderverfahren rund um den großen Themenkomplex ,Pflege und Alter’ gehören dazu“, so der Unternehmer. Ein gutes Beispiel sei das Wirtschafts.Service.Portal NRW, kurz WSP. „Es beinhaltet nahezu alle unsere Lösungen. Dort steckt auch vieles von dem drin, was wir im Hintergrund in den Kommunen in NRW leisten.“ Mehr als 400 Kommunen stellt publicplan über das WSP digitale Verwaltungsleistungen für Unternehmen bereit – „von der Gewerbeanmeldung bis zu hochspeziellen Genehmigungen“.
Die besondere Herausforderung der Verwaltungsdigitalisierung ergibt sich nach Ansicht von Rüdiger Krischel aus einer Vielzahl einzelner Anforderungen. Diese Herausforderungen beim E-Government seien technischer, organisatorischer und fachlicher Natur und müssten „umfassend verstanden und strategisch und operativ miteinander abgestimmt werden“, sagt der Experte für die Beratung des öffentlichen Sektors bei Grant Thornton mit Deutschland-Hauptsitz in Düsseldorf. Das Team unterstütze die Kunden, darunter die Stadt Düsseldorf, beispielsweise bei der Ist-Aufnahme und Analyse der Ausgangssituation und der (Weiter-)Entwicklung der Digitalisierungsstrategie.
In den vergangenen zehn Jahren habe sich in dem Bereich sehr viel getan, so Rüdiger Krischel. „Früher waren häufig Einzelprojekte anzutreffen, die sich zum Beispiel aus regulatorischen Anforderungen oder technisch überholten Systemen ergaben. Der heutige Handlungsdruck resultiert aus verschiedenen Rahmenbedingungen – wie eine deutlicher formulierte Erwartungshaltung der Bevölkerung und höhere Anforderungen an die IT-Sicherheit.“ Auch die stetige Optimierung der technischen Angebote sorge für Handlungsdruck.
Partner beim E-Government
„Die steigenden Anforderungen treffen häufig auf eine Verwaltung mit zum Teil veralteten Systemen und Prozessen, unvorbereiteten organisatorischen Strukturen, einer überalterten Belegschaft und Problemen bei der Personalakquisition.“ Gleichzeitig sollen dank E-Government bestehende und neue Dienstleistungen mit Hilfe technischer Unterstützung möglichst schneller und wirtschaftlicher als bislang erbracht werden. „In dieser Situation ist es vorteilhaft, Partner einzubinden, die über Kenntnisse und Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten verfügen, vorhandene Ressourcen-Engpässe ausgleichen und ihr Wissen gezielt weitergeben“, erklärt der Berater den Einsatz externer Spezialisten.
Die Kunden der Verwaltung merkten die Vorteile der Digitalisierung sowohl direkt als auch indirekt: „Direkt über eine größere Zahl neuer technischer Hilfsangebote, die üblicherweise über die Internetseiten der Institutionen oder übergeordnete Internet-Portale angeboten werden. Indirekt durch schnellere und transparentere Prozesse, die im Hintergrund technisch unterstützt werden. Typische Beispiele sind Bauanträge oder die Kitaplatz-Suche“, so Rüdiger Krischel.
„In Zukunft werden die Vorteile noch stärker spürbar“, ist Dr. Christian Knebel überzeugt. Er sieht eine stärkere Vernetzung untereinander und ein verstärkt proaktives Handeln. „Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen müssen dann nicht mehr auf die Verwaltung zugehen, sondern die Verwaltung erkennt von sich aus, wenn man Anspruch auf eine bestimmte Leistung hat und kann diese direkt anbieten.“ Für die Verwaltung liegt ein großer Vorteil von E-Government in der Abmilderung des Fachkräftemangels: „Viele Abteilungen sind heute durch Personalmangel schon überlastet und das wird mit anstehenden Ruhestandswellen nicht besser. Somit muss sich die Verwaltung gerade jetzt noch stärker digitalisieren und vieles automatisieren und vereinfachen, wenn sie handlungsfähig bleiben möchte.“
Weitere Beiträge zum Thema Digitalisierung im Online-Magazin der IHK Düsseldorf
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